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Dipl.-Finw. (FH) Wilhelm Krudewig, Ferdinand Ballof
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Die Verpflegungsmehraufwendungen können nur in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt

  • 20 % für ein Frühstück und
  • 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (24 EUR x 20 % =) 4,80 EUR für ein Frühstück und jeweils (24 EUR x 40 % =) 9,60 EUR für ein Mittag- oder Abendessen. Falls der Arbeitnehmer Mahlzeiten ganz oder teilweise selbst bezahlt, wird dies bei der Kürzung der Verpflegungspauschale berücksichtigt.

Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 3-tägige Geschäftsreise. Sein Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält keine weiteren Erstattungen von seinem Arbeitgeber.

Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen.

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Verpflegungspauschale für den Betrag Ergebnis
Anreisetag --- 12,00 EUR

Zwischentag

  • Kürzung für das Frühstück
  • Kürzung für das Mittagessen
  • Kürzung für das Abendessen

24,00 EUR

4,80 EUR

9,60 EUR

9,60 EUR
0,00 EUR

Rückreisetag

  • Kürzung für das Frühstück

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12,00 EUR

4,80 EUR
7,20 EUR

als Werbungskosten abziehbar

(der Betrag kann auch vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden)
19,20 EUR

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Allerdings muss der Arbeitgeber, wenn er (oder auf seine Veranlassung hin ein Dritter) seinem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, die Verpflegungspauschalen um dieselben Beträge kürzen (20 % bzw. 40 % einer vollen Verpflegungspauschale).

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Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale, Einbehalt des Sachbezugswerts

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 3-tägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Der Arbeitgeber erstattet lohnsteuerfrei die Verpflegungspauschalen abzüglich des Sachbezugswerts an den Arbeitnehmer.

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Verpflegungspauschale für den Betrag Ergebnis
Anreisetag --- 12,00 EUR

Zwischentag

- Kürzung für das Frühstück

- Kürzung für das Mittagessen

- Kürzung für das Abendessen

24,00 EUR

4,80 EUR

9,60 EUR

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0,00 EUR

Rückreisetag

- Kürzung für das Frühstück

12,00 EUR

4,80 EUR
7,20 EUR
maximale steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers 19,20 EUR

Der Arbeitgeber behält einen Betrag in Höhe der Sachbezugswerte ein

(in 2018: 2x 1,73 EUR + 2 x 3,23 EUR)
9,92 EUR
tatsächlich Erstattung durch den Arbeitgeber 9,28 EUR

Zuzahlungen des Arbeitnehmers führen dazu, dass die Kürzung der Verpflegungspauschale geringer ausfällt. Zahlt der Arbeitnehmer für ein Frühstück 4,80 EUR oder mehr bzw. für ein Mittag-/Abendessen 9,60 EUR oder mehr, kann er in seiner Einkommensteuererklärung die volle Verpflegungspauschale geltend machen.

Hinweis: Falls eine Mahlzeit mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn zu versteuern ist, kann die Besteuerung auch pauschal erfolgen. Aber auch dann, wenn der Arbeitgeber die Besteuerung pauschal durchführt, ist der Werbungskostenabzug zu kürzen.

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Praxis-Beispiel

Unklarheit hinsichtlich der Abwesenheitsdauer

Ein Arbeitnehmer nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Sein Arbeitgeber hat diese Fortbildungsveranstaltung einschließlich Mittagessen gebucht und bezahlt. Da der Arbeitgeber keine Informationen über die Abwesenheitsdauer seines Arbeitnehmers hat, besteuert er das Mittagessen gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG pauschal. Im Übrigen werden keine weiteren Reisekosten erstattet.

Der Arbeitnehmer kann nachweisen, dass er an diesem Tag mehr als 8 Stunden abwesend war. In seiner Steuererklärung kann er für diesen Tag folgende Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen:

Tag der Veranstaltung 12,00 EUR
Kürzung für ein Mittagessen 9,60 EUR
als Werbungskosten abziehbar 2,40 EUR

Abschließende Hinweise:

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  • Soweit der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen (ggf. nach Kürzung) steuerfrei erstattet, ist der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer ausgeschlossen.
  • Die Verpflegungspauschalen sind nicht zu kürzen, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung stellt, die individuell zu versteuern sind, weil deren Preis 60 EUR übersteigt.
  • Nimmt der Arbeitnehmer während einer Geschäftsreise an einer geschäftlichen Bewirtung teil, ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen. Die Verpflegungspauschale ist dann nicht zu kürzen, wenn sie nicht vom Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung durch ein...

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